PRINT SEND TIL EN VEN
Yding Vandværk A.m.b.A
 
          Persondatabeskyttelse og IT sikkerhed
  

                                                                                                                                                                                                            19. marts 2018

 

.  

 

Orientering til forbrugere under Yding Vandværk vedrørende personeldatabeskyttelse og IT-sikkerhed.

 

      For et vandværks administration er det lovligt at behandle personoplysninger, da behandlingen er nødvendig
for at overholde en retslig forpligtelse, som påhviler vandværket. Ingen data må indsamles uden at der er et
udtrykkeligt angivet formål med indsamlingen, og data må ikke anvendes til andre formål. Forbrugerne har
ret til at vide, hvilke data der opbevares om dem, samt hvordan disse data bliver behandlet, samt ret til at
få slettet alle data, så længe det ikke påvirker vandværkets administrations evne til at betjene dem som kunde.
Hvis en forbruger ikke længere er kunde, har kunden ret til at få slettet alle data om sig selv – så længe
personoplysningerne ikke skal bruges i andre sammenhænge, eksempelvis bogføringslovens 5 årige
dokumentationskrav. Desuden har kunden ret til at få udleveret kopi af alle data, eksempelvis ved
flytning til et andet forsyningsområde. Vandværkets persondataansvarlige er den administrative
forretningsfører/kassereren, til hvem evt. henvendelser om indsigt og rettelser til personoplysninger stiles.

 

      Yding Vandværk anvender IT-systemer til bogføring af ind- og udbetalinger, samt til afregning
af driftsbidrag forbrugere og vandværket imellem.

IT-systemet befinder sig på vandværkets administrationskontor og aktiveres ved eget password,
som kun den ansatte regnskabsfører er bekendt med, og som ved manglende aktivering af tastatur
efter et antal minutter går i dvale, og først igen er aktiv ved fornyet indtastning af password.
IT-systemet er virusbeskyttet med opdateret antivirusprogram.

Kontoret er uden for normal arbejdstid og i øvrigt, når bygningen forlades under dobbelt lås
ved låst kontor i aflåst bygning.

      Afregningsoversigten af driftsbidrag indeholder oplysninger om andelshaverens
og/eller forbrugerens fulde navn
, forbrugsstedets adresse, forbrugernummer, målernummer,
aconto betalinger, evt. restance samt årligt forbrug og årlige slutafregninger. Dataene opbevares
i tre år for om muligt ved ansøgninger om vandspild at kunne honorere kravet om oplysning af
gennemsnitsforbruget for de sidste tre år.

      Registrering af det årlige forbrug, primo januar, beror på mekaniske målere
(vingehjulsmålere, volummålere og tilsvarende) opsat på forbrugsstederne.

Forslag A: Målerne aflæses manuel ved udsendelse af aflæsningskort til hvert enkelt
som er registreret som betaler. Aflæsningskortet returneres i udfyldt stand til vandværkets
administration, hvor aflæsningerne efter kontrol af sandsynlig rigtighed, indtastes manuel
på PC/IT-systemet.

Forslag B: Målerne aflæses manuel, og aflæsningerne indtastes af forbrugeren på Vandværkets hjemmeside
(eller via telefonnettet), hvor de automatisk registreres på vandværkets PC/IT-systemet.

 

      De indtastede data overføres elektronisk til et valgt forbrugsafregningssystem
(eksempelvis Rambøll FAS eller Danske Fjernvarme ell.lign.), der danner grundlag for fakturering,
som endelig via NETS og bankernes betalingsservice opkræves hos forbrugerne.

Herudover foretages aflæsninger ved håndtering af henvendelse fra forbrugere, fraflytning og
på opfordring fra Ejendomsmægler ved salg, samt efter skøn for kontrol af vandspild i installationer.

Aflæsningerne af både årligt forbrug og flytteaflæsninger videreformidles til spildevandsselskab
for afregning af spildevandsbetaling.

 

      Alle eksterne aktører og modtagere af måleroplysninger er selvstændig ansvarlig for overholdelse
af personeldataforordningen og IT-sikkerheden, hvilket bekræftes ved udarbejdede databehandlingsaftaler.